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第六章召开正能量会议，打造高绩效团队

会议是团队沟通最常用、最有效的一种方式，它起着传递信息、达成共识、凝聚人心、沟通协作等重要作用，是保障团队执行成效的重要力量。然而，一个又一个无效的会议正在上演，无论是管理者还是其他团队成员，大家都在漫长而无效的会议中饱受折磨！无效的会议不仅浪费了有限而宝贵的时间资源，而且大大降低了组织的效率，是团队执行力的敌人。因此，身为团队的管理者，必须成为一名优秀的会议管理者。

团队要想赢，先学会开会

团队协作离不开沟通，沟通离不开会议。从一个不起眼的会议上，就能看出这个团队凝聚力是否强大。如果一个团队开会，成员在汇报工作时，抱着“这事儿不赖我”的态度，习惯于把问题责任推向自己的上家或者下家；或者在接受新任务时挑肥拣瘦，总想拣着容易的做，那么这种团队必然不能担负重任，甚至在日常工作中也经常漏洞百出。

在一次团队培训活动中，有位主管分享他们公司如何处理团队冲突的故事。他说：“以往在我们主管会中，最常听到的话是互相批评、互相攻击，场面热闹。像‘因为生产部未按时交货，所以业绩没有完成！’，‘因质量设计不良，产生顾客抱怨与退货’，‘因业务下单交期太短，中间插单、改单……造成生产不顺’，很多的‘因为你的……不对，所以造成我的……不能做事，或者是都是因为你没有配合，我的……所以无法完成’；每次会议都为相互间没有配合好的事，与这段期间的缺失、问题争辩不休。”

“经过几次的会议，有一天，刚回国接任的总经理终于忍不住了，在会议上当场用力拍桌子，‘啪’，把正在争辩中的主管们吓了一大跳。总经理说：‘从现在开始大家改变报告内容，不用再报告别人有什么错误或缺失而责备别人，在会议中只能报告两个内容，1。在本周内哪些部门、哪些人对你有什么贡献？2。检查你自己还有哪些未做好或不足之处，接下来你要如何改进？’”

这位主管欣喜的说下去：“之后的第一次会议，大家都很不习惯，以往只注意别人有什么缺点不能与我配合，不曾注意别人对我会有什么贡献。而总经理要求在会议上要报告别人对我有哪些贡献，在全场一振鸦雀无声之后，好不容易有人才挤出来说，‘谢谢你陈经理，那一天在会议室，你为我倒茶！’总经理也接受。”

几次以后，会议的气氛转变了，公司内在的气氛也奇怪的随之改变了。每位主管在会议中报告，注意到别人对他的帮助愈来愈多，表示感谢之外也对自己不足做检讨，带来了感谢感恩的气氛，也带动了自我检讨、负责的工作态度，团队合作凝聚也增强了。”

这位主管得意地说：“这是因为在会议上，对别人表示感谢是肯定别人对我实质的帮助，对自己的检讨是对自己不足的策励。但是过了两个月又有进一步的发展，在会议中大家突然发现：如果只有你感谢别人，而没有别人感谢你，那代表什么意思？因此，促动了每个人在注意别人对我有什么贡献之余，也主动去找机会协助别人，找为别人服务贡献的机会，团队凝聚就在这个过程中形成了。”

开会是每个团队不可少的，而会议的过程是操纵在团队每一位成员的手中，会议成功是每一位的功劳，需要大家都发挥团队精神。

所谓“上下同欲者胜”。一个团队要有灵魂，把控好每一次团队会议的质量是最为关键的一环。召开的会议若是卓有成效，既可以增强团队成员间的信任感、安全感、幸福感，又可以获得个人成就感、加强责任感，最终打造一个坚不可摧的团队。一个圆满的会议和决议会带给团队带来强大的凝聚力，这是一门艺术也是一门综合性的技巧。

开会是一种团队活动，因此我们也需要讲求团队精神，团队合作精神本质上讲是一种集体精神，不存在于个体之中，这种精神只有在集体活动时才会表现出来，至少存在于两个人以上的一个团体，开会这种形式的团队精神存在需要一定的基础。

1。平等参与。开会时不存在地位上面的高低，只要参与活动，所有成员地位一律平等。假如存在这种心态，我地位低，只管听，少讲一点，否则别人认为是出风头，以后领导会给小鞋穿，假如存在这种潜规则和心态，团队活动的基础遭到破坏，企业内部还是有一定的官僚作风，禁锢着企业内部创造潜力的爆发。

2。信息的充分交流和共享。开会的目的是进行信息的充分交流，是一种团体行为，不是一种个体行为，大家踊跃发言，面红脖子粗的进行争论，忘记自我，充分交流信息和意见，最终得出上佳方案，这才是真正的团队精神。从一定程度上讲，开会就是进行争论，道理越争论越明白，争论和辩论构成了解决问题的关键活动。

3。让每位队员都要参与。这点大家应该都知道，但往往又没有做到。什么叫参与？不是坐在一起就是参与，而是要一起去分析，去考虑，去讨论，去解决，那才是参与。我们现在的团队开发会议中，大部分队员们只关心分到自己手中的任务，会前准备也只关心自己手中的一点，开会时耳朵也只听自己的那一点，发言时也只讲自己的那一点，好像只要管好了自己的那点小任务就是万事大吉了。这是大错特错，无论是对项目还是对自己都是有害而无利。所以，与会者要踊跃发言，积极参与，这种主人翁责任感可以孕育开会的团队精神，企业中间的创造力来源于开会的团队精神，时代呼吁开会中间的团队精神的升华和发展。

4。权、责、利划分明晰。开会时，团队每个人都有具体的分工和职责，没有重叠的部分，就不容易形成推诿的局面。此外，团队成员能够明确告诉对方彼此的目标、压力和需要的帮助。就像足球一样，前锋需要人传球，守门员需要后卫帮助防守。只有彼此紧密配合，才能取得最终的胜利。

5。团队成员相互沟通。有沟通的机会，特别当意见分歧时，主持者要总结相同和分歧的意见，特别强调一致之处，然后要让少数的一边有机会解释他们的立场﹑希望和忧虑，最后让团队决定应该怎么办。

6。会议要有定论。一个没有定论的会议是一个失败的会议。没有定论就没有效果，没有效果就是浪费，无助于项目开发。即使在会议结束时还没有结论，那么就要有主持人来强制给出一个临时定论，这也就要求了主持会议的人必须要有很大的责任心和能力。

7。会议后要有执行。这是团队能够取得成功的关键因素。设想再好，执行不到位就是空谈。你的团队成员可以不聪明，但一定要勤奋，要执行力强，对于拟定好的战略要迅速地、不折不扣地贯彻执行下去，对于每一个细节和每一个流程都要落到实处。

小贴士

开会是一种很有效的交流方式，它让大家面对面的把问题说出来，并共同解决。这种面对面的交流更有效，更能表明各人的态度。如果长期没有组织会议交流，很多人会有失落感，感觉被组织遗弃，所以，开会也是能增加团队成员归属感。不过千万不要开一些冗长无结果的会议，会让大家心情浮躁，疲惫，从此讨厌开会。

限时开会和发言，提高团队会议质量

有这样两个小笑话：

领导开会，开了很长时间，众人疲惫不堪，突然听到领导说了一句，下面我讲最后一点，众人都精神起来。然后，领导又说了一句，“这一点我分三小点来讲。”众人……晕倒。

一日，某领导对办公室主任说，好长时间没讲话了，找个地方去讲讲。办公室主任说所有的地方都去讲过了，只有XXX医院还没去过（按：XXX医院是精神病院）。于是领导同志就去此医院讲话。医院召开全体医护人员及病人大会，请该领导作报告。领导抑扬顿挫地念了半天稿，悄悄问办公室主任：“怎么没人鼓掌？”过了一会儿，听讲的一位精神病人恍然大悟说：“啊，我听明白了，原来又进来一位病友。”

看过这两个笑话后，大家作何感想？

现在会议发言的冗长，是目前各种大小会议不鲜见的现象。讲话者、发言者只要坐到或走到台上，出口便“洋洋洒洒”，长篇大论，动辄一两个小时，甚至更长。这并不是因为内容的重要与演讲的精彩，而是其中套话和废话太多。当套话和废话已经成为一种顽疾的时候，不下猛药是无法根绝的。硬性规定发言时间，就是一种最好的办法——不想被半路赶下台，就赶紧在规定时间内将事情讲清楚！

国内外许多相当重要的会议，都相继作出了限时发言规定，而且效果十分显著。联合国大会要求每人发言不得超过5分钟，不少国家的代表甚至是国家元首本人都有因超时而被主持人的铃铛声赶下台的尴尬经历。2000年上海财富论坛的第一天，“以信息科技为中心的首席招待官圆桌会议”不设主讲人，40位中外“巨头”，每位发言者的发言时间最多不得超过90秒。实践证明，限定会议时间、讲话时间成了不少地区和部门精简会议采取的一个重要手段。

某公司召开2012年上半年工作总结暨下半年工作计划大会，公司经理主持主持会议，各部门主管及员工100余人参加会议。

为提升开会效果，压缩会议时间，改变过去开会发言套话过多、主题分散和篇幅冗长的弊病，该公司采取限时发言的办法，规定每人限时8分钟，临近规定时间会有工作人员举办提醒告知，由于时间有限，发言人员都会选择重点，简明扼要加以阐述，达到了突出主题、精简会议的目的，实际效果很好。

由此可见，开会限时发言以提高效率和减少废话，是一种行之有效的方法。

限时发言，不是简单地缩短发言时间，删减发言材料，而是改变“开长会、念材料、讲空话、耗时间”的形式主义，倡导讲问题、求实效的会风，力求发言短而精、深而透，体现求真务实的工作作风。

限时发言有如下几点好处：

1。限时发言，有助于转变会风，扭转会议无限期，上面讲的起劲，下面听的无味的现象。

2。限时发言，有助于提高发言人的思维、表达能力，展现发言人的综合素质。既然限时，发言内容就不能漫无边际，就必须在规定的时间内使发言内容能够做到点面兼顾、重点突出、逻辑合理、思路清晰。而要做到这些，势必要求发言人能够多把工夫用到会下，认真思考、准备。否则，只能够是顾头不顾尾。

3。限时发言，有助于培养雷厉风行的工作作风和快捷高效的工作追求。这种形式的本身就已经说明，在规定的时间内高质量地完成一件工作已成为一个具体的要求。同时，采取这种形式后，会议时间更加切实可控，大家一定程度上可以从文山会海中得到解脱，把更多的时间和精力用到抓落实的更为具体的工作中去。